Jak przekazać konstruktywną informację zwrotną jak profesjonalista

W zeszłym tygodniu spotkałam się z klientem, który stanął przed bardzo powszechnym dylematem: jak przekazać konstruktywną informację zwrotną bez utraty motywacji? Informacja zwrotna może być delikatnym tematem, którego wielu z nas wolałoby uniknąć. Któż z nas nie ma złych wspomnień związanych z nieudanymi rozmowami na temat informacji zwrotnej?

Na szczęście, uczyłem się od mistrza. Jeden z moich nauczycieli w szkole średniej był tak biegły w udzielaniu informacji zwrotnej, że odchodziłam od niego czując się tak, jakbym dostała prezent. Mówiła z taką troską, współczuciem, jasnością i poczuciem odpowiedzialności, że nie było wątpliwości, iż chce mi pomóc - a nie ukarać. Czy nie byłoby wspaniale, gdyby inni uznali Twoją informację zwrotną za dar?

Poniższe 10 kroków pomoże Ci przekazać konstruktywną informację zwrotną jak profesjonalista:

1. Starannie wybierz swój czas.

Zastanów się, jaki jest najlepszy czas na rozmowę - z Twojej i ich perspektywy. Upewnij się, że masz wystarczająco dużo czasu na przemyślenie tego, co chcesz powiedzieć, tak aby było to dobrze zrozumiane - pospieszna rozmowa może pogorszyć sprawę i sprawić, że będziesz miał dużo do posprzątania!

Następnie daj drugiej osobie znać, że chcesz podzielić się z nią swoimi uwagami i zapytaj, kiedy będzie najlepszy moment; niektórzy ludzie doceniają natychmiastowe informacje zwrotne, podczas gdy inni muszą się przygotować psychicznie. Szanując ich potrzeby, rozmowa prawdopodobnie rozpocznie się na właściwej stopie.

2. Ustal jasne intencje

.

Zadaj sobie pytanie, dlaczego

chcesz przekazać tę informację zwrotną. Co z tego wynika dla Ciebie, dla nich i dla firmy? Jaką różnicę zrobi to, że pracownicy będą słuchać i działać? Na przykład: "Jane, wiem, że jednym z twoich długoterminowych celów jest awans na wiceprezesa. Naprawdę zależy mi na Twoim sukcesie i chcę zrobić wszystko, co w mojej mocy, aby Ci pomóc. Jedną z rzeczy, które zauważyłem, że mogą ci przeszkadzać, jest...".

3. Trzymaj się faktów

.

Co właściwie słyszałeś, czułeś zapach lub widziałeś? Co powiedziałaby ci kamera wideo? Kamera wideo powiedziałaby, że dana osoba weszła na spotkanie 10 minut po godzinie rozpoczęcia, ale nie potrafiłaby powiedzieć dlaczego. Nie ma nic gorszego niż wysłuchanie informacji zwrotnej obarczonej ocenami opartymi na interpretacji zdarzeń przez daną osobę. Przykład: "Naprawdę przeszkadza mi to, że nie jesteś tak zaangażowany w pracę tego zespołu jak reszta z nas". Versus: "Zauważyłem, że spóźniłeś się 10 minut na nasze kwartalne spotkanie podsumowujące i zacząłem się zastanawiać, czy jesteś tak samo zaangażowany w ten zespół, jak reszta z nas?". Oddziel fakty od fikcji.

4. Uznajswoje osądy

.

W porządku jest mieć

osądy ... wszyscy je mamy. Ważne jest, aby je zauważać, traktować lekko, nie uważać ich za fakty i pozostać otwartym na możliwość, że istnieje inne wyjaśnienie. Zadaj sobie pytanie: "Jaki jest zupełnie inny sposób, aby na to spojrzeć?". Jest takie stare porzekadło, o którym często sobie przypominam: "Historia, którą sobie o tobie opowiadam, mówi więcej o mnie".

5. Podaj konkretną sugestię

.

Czasami ludzie nie wiedzą, czego nie wiedzą. Innymi słowy, mogą rozumieć informację zwrotną, ale nie wiedzieć, jak poprawić swoje zachowanie. Powiedz im o tym. Przykład: "Kiedy mówisz wolniej, mogę lepiej śledzić twój przekaz. Zauważyłem, że jesteś bardziej wyrazisty, kiedy poświęcasz odpowiednią ilość czasu na przygotowanie się, więc dobrze byłoby, gdybyś przewidział ten czas na przygotowanie się, kiedy wiesz, że zbliża się ważne spotkanie.

6. Sprawdź, co u nich

słychać.

Każda historia ma dwie strony. Pozostaw w swojej informacji zwrotnej miejsce na wysłuchanie drugiej osoby. Od czasu do czasu zatrzymaj się i zapytaj, czy widzi to w ten sam sposób lub czy rozumie wpływ tego, co robi lub czego nie robi. Przykład: "Właśnie dużo tu powiedziałem i wiem, że prawdopodobnie masz własną perspektywę. Czy możesz się nią ze mną podzielić?".

7. Powróć do tematu,kiedyjuż go przetrawią

.

Ważne jest, aby wrócić do danej osoby, zazwyczaj dzień lub tydzień później, aby sprawdzić, czy jest coś, co wymaga ponownego omówienia - szczególnie, gdy rozmowa staje się gorąca lub nabiera niewygodnego klimatu. Zapytaj, co wynieśli z informacji zwrotnej i czy mają jakieś pytania, skoro mieli już trochę czasu do namysłu. Nie pozostawiaj trudnych rozmów w zawieszeniu. Pokazanie, że zależy Ci na ich myślach i uczuciach nie będzie oznaczało, że chcesz to cofnąć, ani nie zdewaluuje Twojego przekazu.

8. Spraw, aby informacja zwrotna stałasię nawykiem

.

Jest bardziej prawdopodobne, że informacja zwrotna zostanie odebrana jako nagana, jeśli jest przekazywana rzadko. Uczyń ją częścią swojej regularnej rutyny (i oczywiście na zasadzie "w razie potrzeby"), a stanie się ona o wiele bardziej komfortowa nie tylko dla pracownika, ale również dla Ciebie. Zbuduj swoje mięśnie informacji zwrotnej!

9. Uznaj postępy

.

Zwracaj uwagę na to, kiedy ludzie zmieniają swoje zachowanie. Dobrze jest wiedzieć, że ktoś zauważa twoje wysiłki, zamiast ciągle prosić cię o więcej i byś był lepszy. Nie zapomnij zrównoważyć negatywnej krytyki pozytywną pochwałą. Celuj w proporcję 5 pozytywów na 1 negatyw... i pamiętaj, że to działa tylko wtedy, gdy jest szczere!

10. Bądź autentyczny

.

To jest najważniejszy krok ze wszystkich. Jeśli nie masz w sercu szczerej dobrej woli, kiedy przekazujesz informację zwrotną, jest mało prawdopodobne, że będzie ona skuteczna. A jeśli chcesz komuś dopiec, a nie pomóc, to Twoje wysiłki pójdą na marne. Poświęć czas, aby znaleźć w swoim sercu miejsce na troskę i szacunek dla osoby, która otrzymuje informację zwrotną. Spójrz na sprawy jej oczami, wysłuchaj jej i pozostań wierny swojemu własnemu przesłaniu

.

You'll Also Love These Posts:

Badania wykazały, że jeśli podoba Ci się ten wpis na blogu - spodobają Ci się również następujące artykuły.

• Jak odrzucać klientów biznesowych, profesjonalnie
• Jak kobiety w biznesie mogą wykorzystać inteligencję emocjonalną?
• Zmień swoje słownictwo, aby poprawić swoje życie

Michelle "Mitch" Shepard jest założycielką i kreatywną siłą WiRL Leadership Summit, wydarzenia online dla kobiet poszukujących sukcesu zawodowego i osobistego spełnienia. Jako executive coach, facylitator i lider, Mitch wie z pierwszej ręki, co jest potrzebne, aby odnieść sukces w dzisiejszym świecie biznesu i chętnie pomaga kobietom w osiąganiu ich celów zawodowych i osobistych.

Share20Tweet0Pin142162Shares